2007年10月14日 星期日

新世紀的變換管理

新世紀新千年的圖書館是資訊機構的主體之一,也是知識管理的核心機構。圖書館經過20世紀最後25年圖書館自動化管理的經驗,正面向新世紀變換化管理的時候。
圖書館變換化管理library transformed management,中文採用「變換」是取其“相對的”意涵。也就是「過去」和「現在」,以及「現在」和「未來」的變換是一種相對。而不是一定的「取代」,譬如說「閱讀」這種行為,自古以來就存在,也會一直存續下去,只是閱讀媒體有些變換;有的變換多一些,有的變換少一些。
圖書館變換化管理是從圖書館知識媒體的複合管理為核心起點,然後擴散到整個圖書館的各個方面的管理。這和圖書館自動化管理是由圖書目錄的管理為核心起點,然後擴散到整個圖書館的各方面作業,起始點雖然有所不同,然而其對圖書館的整體事業管理都是具有全面性影響的。圖書館變換化管理估計約可區分為十個大的範疇:
1. 圖書館宇宙空間的變換管理
自從圖書館自動化進入成熟期,提出了由OPAC;Online Public Access為基調的目錄介面服務開始,圖書館的宇宙空間即產生了相對的變換,那時期的圖書館無牆wallless服務就象徵了圖書館空間領域的擴大。遂網際網路盛行後,全球近50萬個圖書館,在理論上都可以連接在一起,而形成了「全球連館」的圖書館廣擴空間。這是圖書館外在宇宙空間的變換。
圖書館外在宇宙空間的另一個鉅大變化,則在於二次資訊革命後數位的影響,數位化使得原本的圖書館、博物館、檔案館、美術館、地方文化館、史蹟紀念館等在數位空間內,成為「六館一家」。這不是純數位理論的問題,而是實際提供數位知識服務的問題。圖書館在這種風雲際會之下,成為數位六館的自然共同主席,因為只有圖書館走過了一次資訊革命的過程,具備了MARC的經驗與服務,故metadata的管理與服務也只有圖書館人員能順利過運作。這是圖書館空間宇宙的另一大變換。
另方面,圖書館個體內部的空間,也因為電子圖書館、數位圖書館、網站圖書館、複合圖書館、以及新興的廣域圖書館的成形;使得圖書館的空間受到「物理空間」和「數位空間」的兩種性質的影響,使得圖書館的宇宙空間產生了內、外實質上的多重變換,而這種變換是屬於擴大性的。
美國OCLC由俄亥俄學院圖書館Ohio College Library Center變換成為電腦連線圖書館中心Online Computer Library Center,則是一種經典性的變換。並非只是改個名稱而已。OCLC由美國一個州內的規模,30年間成為世界性規模的圖書館管理經營,也印證了圖書館宇宙空間的變化。
圖書館宇宙空間的變化管理,決定了一個圖書館的生存之道,也影響了圖書館整體事業的共存之路。
2. 圖書館內涵典藏的變換管理
圖書館是知識媒體公共智慧財的總管理者。
圖書館每每以其收藏為驕傲。圖書館館藏是圖書館的驕傲這是不變的道理,但是現今的圖書館必須將「館藏」調整為「內涵」;傳統概念下的圖書館館藏或典藏,指的是圖書館固定的、列入財產管理的收藏。目前圖書館的內涵典藏則是由「圖書館固定收藏」加上「圖書館非固定收藏」擴大而成的。
圖書館非固定收藏就是圖書館典藏的動產,可以藉由租賃性的方式取後,知識媒體的動產典藏是圖書館內涵典藏的第一個變換,使得傳統的圖書館技術服務產生了大變化。
知識媒體動產典藏大都是數位媒體,動產典藏是一種可變化性的典藏dynamic collection,可以是暫時的,也可以是長期的,屬於使用權的範圍。數位媒體與傳統的物理質材媒體包括紙質的與非紙質的,形成了圖書館的複合典藏,複合典藏是新世紀圖書館典藏的另一個特色。此方面變換管理的最大核心,不在於知識媒體“形”的管理,而是內涵content的管理。
任何一個圖書館都必須設法建立自己的特色典藏,尤其是唯一的特色內涵典藏。也就是單一的知識源unique knowledge source。
3. 圖書館服務方式的變換管理
服務是現代圖書館的生命。歷經第一次資訊革命和第二次資訊革命後的圖書館,其服務方式有很大的變化。新世紀圖書館服務方式最大的創新在於開闢了數位通道digital channel,透過數位通道不但使得原先的圖書館傳統服務包括:1)讀者服務,如圖書借閱、2)參考服務,如文獻遞送、資料庫檢索、3)轉介服務等,能夠加速加快地進行與流通。同時也開創了許多新的服務,例如:電子閱覽室、數位視聽室、e-learning學習教室、圖書館電子報、博客/部落格論壇等等。就服務的基本面而言,至少形成了如下的變化:
(1)物流通道+數位通道
(2)即時服務+追蹤服務
(3)互動服務+群合服務
(4)SDI+on demand in near future讀者隨選訂閱+自動傳遞服務
圖書館服務最大的變化在於個性化服務的受到重視,不論是服務的通道方式,或是服務的不間斷及即時跟進,或是主動積極的互動服務,都是個性化服務的特徵。
4. 圖書館學術研究的變換管理
邁向公共知識管理,以解決數位落差、資訊差距、知識差異等「三差問題」為理論基礎,是圖書館學術研究的根本。
圖書館學術研究最早只在圖書館技術服務方面的研究,這方面的研究萌芽於19世紀末到20世紀的二次大戰結束後,其重心在圖書分類編目和圖書採訪典藏。第一次資訊革命後,圖書館學的研究領域也隨之擴大了許多,並且深化了許多。其中最重要的有兩個部分,一為對於讀者行為的研究,這種研究肇因於資料庫DB檢索行為的探討;第二為對於文獻生產與知識創新的研究,這種研究起始於文獻計量bibliometrics和文獻分佈如核心期刊的統計分析。至於深化的部分則包括了indexing and abstracting,以及機讀編目MARC的研究。這是第一次資訊革命後,資訊科學information science因素注入圖書館傳統領域後,對於圖書館學術研究產生了根本性的變化,也就是形成了在北美地區所謂的圖書館暨資訊科學library and information science,這股圖書館學與資訊科學也影響了世界各地的圖書館研究。
21世紀開始,以德法兩國為主的歐洲國家,則以LID:library information and documentation為圖書館學術研究的命名。Documentation文獻處理學本身就很有歐洲傳統的圖書館學術味道。在歐洲,LID算是一個新的圖書館研究複合。
自第二次資訊革命開始,圖書館學術研究也產生了相當的變化,惟其本質仍然是一次資訊革命後的延續,現今圖書館學術研究是在LIS和LID的基礎上,加入了下列三方面的研究:
(1) webology+informetrics 網站研究+資訊計量研究
(2) ontology+metadata 知識體系+詮釋資料研究
(3) KDD+seach engine 資料庫知識探索+蒐尋引擎研究
新世紀圖書館學術的研究,簡單而言就是對知識管理的研究,包括知識管理技術研究,以及知識管理客戶研究。新世紀圖書館學術研究不論是以LIS,或是以LID為基礎,事實上就是知識管理學,the science of knowledge management。更精確的說是公共知識管理學,公共知識管理的唯一目的,便是促進知識傳播與知識創新,以及促成整個社會的知識提升與成長。
5. 圖書館讀者市場的變換管理
圖書館讀者市場的具體概念雖然只有短短的一、二十年,卻是近年來影響圖書館管理的最重要因素。過去圖書館只注意到讀者的需求,尤其是個別讀者的閱讀需求。第一次資訊革命的後期,才有讀者資訊檢索行為的蒐集與瞭解,此亦即讀者對資訊消費的行為研究,這是跨出圖書館讀者市場管理的第一步。新世紀新千年的圖書館在任何一項創新服務的立項時,首先必須要考慮的就是圖書館服務市場,也就是圖書館讀者市場。惟就圖書館讀者市場的管理原則而言,必須兼顧下列幾個相對性的原則為方向:
圖書館的讀者市場包括:
(1) 核心讀者 vs. 潛在讀者
(2) 小眾對象 vs. 大眾對象
(3) 個人讀者 vs. 團體讀者
要談市場管理必然不能忘了「產品」,圖書館的產品就是「各種服務」,圖書館的讀者市場管理和圖書館的服務措施,相互影響,從讀者這端要考慮服務項目、服務成本、服務效益、以及投資圖書館的投資報酬率,這些就是圖書館讀者市場管理的核心問題。
6. 圖書館知識管理的變換途徑
圖書館自古就是知識管理的單位。公元2005年國際圖書館協會暨組織聯盟IFLA在南美阿根廷舉行每年一度的大會。阿根廷的圖書館工作人員提出了「我們是世界記憶的管理者」We are managers of the world’s memery.的心聲,向世人說明圖書館工作的重要。事實上,圖書館的工作就是知識管理工作,圖書館員就是知識管理師。
新世紀圖書館在知識管理方向的走向,包括下列3個步驟:
第一步 目錄系統+典藏資源
第二步 context+content
第三步 導航系統+知識基地
圖書館知識管理的進展,不僅是圖書館對於人類文明的貢獻,也將是人類文明本身的亮麗紀錄。21世紀圖書館知識管理和過去的圖書館知識管理最大的不同,在於過去的圖書館知識管理偏重於對「知識媒體」的整理、排序、和重現。21世紀的圖書館知識管理則是能量型的知識管理,必須以數學模式的方式,精算出知識的能量,包括:知識的互動性、知識的散佈性、知識的交叉影響性、以及知識的成長或退化曲線等等。
7. 圖書館經營方法的變換因應
圖書館的經營方法建築在圖書館的經營理念之上。新千年圖書館的經營和人類邁入全面化的資訊/信息社會息息相關;一方面在創造一個生氣蓬勃的公眾資訊領域,確保人們能公平的使用資訊,從事教育、科研、經濟、社會、和文化活動。另方面亦需配合提高人們對於資訊社會的信心與信任,減少數位鴻溝與資訊落差的社會現象,使圖書館成為資訊與通訊應用技術ICT的初學中心和演練中心。第三方面則是圖書館經營必須保持社會智財權的衡平和合理化,鼓勵創新創作,提高國民各方面的總產值,加強全球知識的共享與促進發展;國外資訊的輸入以及本土資訊的輸出與發揚,這些都是21世紀圖書館經營的新課題。第四方面提供國人悅讀reading for pleasure的環境;包括傳統閱讀和數位閱讀的雙重環境,複合化的使用圖書館空間是一種必然。
21世紀圖書館和外界單位的關係,則是一種策略聯盟的經營關係。這種策略性的經營包括和其他圖書館或圖書館相類屬性單位之間的合作,譬如讀者參考服務與諮詢服務,資源共建共享的建設與分攤,都應該列入圖書館的正式經營範圍內去,館際合作不再只是禮貌或心存依賴的樣板經營,而是圖書館本身經營的重要部分,1978年作者在「圖書館採訪」乙書中,亦曾提出這個圖書館之間的共同經營問題。
圖書館的策略聯盟經營,尚包括了其他非圖書館領域的經營,譬如圖書館與學術界的聯盟、圖書館與社區發展的聯盟、圖書館與企業的聯盟。因為在「知識活動的周期」中,圖書館是知識生產者與知識消費者之間的中繼站,也是知識的橋樑。若能直接連接著知識上游的生產和知識下游的消費,當然是最好的經營策略。
此外,和具有競爭性的對手,如「數位聯盟」、「Google圖書館」等也必須保持一種平行的關係,俾便各展所長的貢獻社會,既不必避之,更不必拒之。
8. 圖書館人員素質的變換養成
不同時代的圖書館,需要不同的圖書館人員。唯有圖書館員的素質才能保證圖書館工作。近代圖書館發展的三個階段:工業革命、第一次資訊革命、第二次資訊革命,都是圖書館員素質上的重大試煉與轉變。在圖書館進入變換化管理的21世紀,圖書館員素質變化與轉型將決定未來圖書館工作與圖書館事業的前途。
圖書館員除了因應圖書館本身型態,如公共圖書館、專業圖書館、大學圖書館等區別外,圖書館員的共通素質是走向全方位化的知識管理工作人員,換句話說,21世紀的圖書館員在職場上的表現,應該和21世紀的足球員在球場上的表現一樣,那就是全方位化。圖書館員的全方位化至少包括下列6種特徵:
(1) 圖書館員是最適合的知識管理師knowledge manager
(2) 圖書館是最佳的資訊媒合者information broker
(3) 圖書館員必須具備現代資訊專業information profession
(4) 圖書館員必須懂得圖書館公共行政information administration
(5) 圖書館員需要擁有深厚的資訊素養information literacy,包括文字語文素養、媒體識別素養、數位ICT應用的素養。
(6) 圖書館員可以擔任終身學習lifelong learning和數位學習e-learning的輔導員。
其中最重要的就是圖書館必須有能力擔任知識管理師。知識管理師的工作就是懂得知識管理系統的作業與操作,以及懂得知識配方。
9. 圖書館教育設計的變換管理
圖書館教育是專業圖書館員的搖籃、教育設計將影響到專業圖書館員的養成與訓練,圖書館教育設計的成功與否,也將決定圖書館事業的前途發展。
圖書館教育設計開始於19世紀後半期的現代圖書館傳統時代,以圖書館的技術服務,包括分類編目、資料採訪、與書庫管理為主,隨後延伸到圖書館的讀者服務,包括書籍借還、閱覽與參考、知識推廣等範圍。1970年代開始,因應科技文獻資訊的處理,而進入了自動化,包括機械化和電腦化的資料處理,例如最著名的代表是自動化索引方法automatic indexing,包括KWIC、KWOC、KWAC等成長,這時圖書館教育的設計便進入了「資訊儲存與檢索」ISAR、「圖書館自動化」library automation等新的範疇。第一次資訊革命進入高峰初期的開始,1975年以後全盤性的轉換為所謂的圖書館學與資訊科學(簡稱圖書資訊)library and information science,另一方面圖書館教育設計亦著重於「參考服務」的課程訓練與人員培育。
21世紀的圖書館教育設計,必須以新千年人類文明發展的圖書館思維去設計,發揮圖書館四個文明的作用替資訊社會服務,增長全體人類知識為鵠的。其中建立知識基地、發揮公共知識管理、造就知識服務系統網路,則是不可少的設計內涵。因此,圖書館學院教育的設計,得以培養泛圖書館領域;即廣域圖書館領域的行政主管人才CEO、知識主管人才CKO、和資訊主管人才CIO為教學及教育目標,始能符合新千年圖書館變換化管理的需求與需要。
10. 圖書館實務體現的變換表現
21世紀圖書館實務的體現,在於繼續支撐人類文明向前走;無論是知識基地的建立、消費市場的規劃與推動、以及知識傳播與知識創新的投入,都是基於這個目標,更簡單的說,21世紀的圖書館主要實務體現,可以歸納為下列5項:
(1) 圖書館是取得知識的入口。
(2) 圖書館是ICT資訊及訊技術應用的初學暨學習中心。
(3) 圖書館具有繼續教育/終身教育的功能。
(4) 圖書館具有提供各種資訊需求的功能。
(5) 圖書館具有文化資產保護的功能。
21世紀圖書館實務體現的表現,以達到「人人使用圖書館、人人依靠圖書館、人人信任圖書館」為實務體現的依歸。實務體現必然是要「返璞歸真」的、切切實實地溶入社會大眾生活之中。新世紀圖書館的實務體現在於協助人類文明渡過教育建設、經濟建設的階段,邁向信息/知識建設的新文明。
圖書館變換化管理是一個逐漸成熟的圖書館管理趨勢,以因應第二次資訊革命所帶出的e-science、e-learning、e-business、e-government,為代表的新資訊環境下,圖書館持續為人類社會所承接下來的知識責任與創新機遇。圖書館變換化管理library transformed management初步是指圖書館在內、外環境交相擠迫下的一種變革、變通、與變新的管理方法與模式。這種方法本身也是變動、精進、持續向前的;這種模式也是隨時間、空間、環境、人力能量、新高科技巧妙運用、客戶實踐等因素而調整為一個滾動中的模式,和第一次資訊革命中圖書館的變革比較起來,圖書館自動化只是由平面式的先從書目製作過程中進行改革,然後才推展到圖書館服務的前台—讀者服務。時處第二次資訊革命的今天,圖書館的變換化管理卻是立體的、內外同時的變革,所以,圖書館變換化管理需要一個滾動和不斷創新的運作模式。

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